Melakukan Sertifikasi ISO dalam COVID-19 Kali


Standar kualitas menelusuri akarnya kembali ke militer. Beberapa dekade yang lalu, pemerintah memerlukan spesifikasi untuk memastikan bahwa item yang diperoleh dari vendor berbeda berfungsi dengan baik saat digabungkan.

Standar memfasilitasi perdagangan internasional dengan menyediakan bahasa yang sama dengan harapan yang sama. Mereka membantu perusahaan mengidentifikasi dengan tepat bagaimana mereka bekerja, dan mereka membantu organisasi secara konsisten menerapkan cara terbaik untuk menjalankan bisnis. Kebutuhan akan efisiensi terus memengaruhi evolusi standar, karena:

“Jika Anda dapat mengukur sesuatu, maka Anda dapat memperbaikinya.” Sistem manajemen mutu nasional pertama dapat ditelusuri kembali ke Standar BS 5750 yang diperkenalkan pada tahun 1970 oleh Inggris Raya. Hal ini memberikan pendahulu ISO, Organisasi Internasional untuk Standardisasi, yang memperkenalkan seri ISO 9000 pada tahun 1987.

Saat ini di Amerika Serikat, Technical Advisory Group (TAG) TC 176 bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara standar untuk manajemen sistem mutu. Sertifikasi ISO 9001 Standar 9001 dapat diterapkan ke layanan atau pabrikan apa pun. Ini berlaku untuk organisasi apa pun, mulai dari toko satu orang, hingga perusahaan internasional.

Dalam banyak kasus, sertifikasi ISO memungkinkan organisasi kecil untuk memberikan bayangan yang lebih besar, dengan mengamankan kontrak pemerintah yang mensyaratkan sertifikasi ISO sebagai kriteria untuk diterima. Standar yang berbeda berlaku untuk industri tertentu.

Standar Sangat Penting untuk Pertumbuhan atau Kontraksi Selama ekspansi dan pertumbuhan yang pesat, banyak perusahaan berjuang untuk mempertahankan kualitas karena perlu waktu untuk mentransfer keterampilan kepada karyawan baru. Demikian pula, selama kontraksi atau perampingan, keahlian meninggalkan organisasi dengan pekerja (terutama sekarang, karena lebih dari 10.000 baby-boomer mencapai usia pensiun setiap hari).

Selama pandemi COVID-19, banyak bisnis telah mundur, sambil berusaha mempertahankan tingkat kualitas yang sama. Untungnya, standar melindungi pengetahuan organisasi. Mereka menyusun praktik terbaik dengan cara yang dapat dibagikan dengan pekerja lain. Proses Sertifikasi  Sertifikasi dilakukan oleh badan sertifikasi terakreditasi independen yang menilai dan menyatakan bahwa perusahaan (seperti produsen, penyedia layanan, badan pemerintah, dan jenis bisnis lainnya) memenuhi standar saat ini. Sertifikasi ISO dan AS9100 berlangsung selama tiga tahun.

Setiap tahun, audit check-in tahunan diperlukan, tetapi sertifikasi ulang resmi “mendalam” dilakukan setiap tiga tahun. Perusahaan yang ingin mendapatkan sertifikasi untuk pertama kalinya biasanya menemukan badan sertifikasi mereka sendiri dari rujukan atau penelitian online. Setelah hubungan terjalin, audit tahunan dijadwalkan secara berkelanjutan. Setelah konsultasi awal dengan badan sertifikasi, kutipan untuk audit untuk periode tiga tahun diberikan, persyaratan audit dibahas, dan kontrak antara pemberi sertifikasi dan bisnis ditandatangani. Badan sertifikasi mengidentifikasi auditor berpengalaman dengan keahlian di industri klien.

Tanggal audit kemudian dijadwalkan, dan perencanaan rinci untuk audit dimulai. Wawancara awal menetapkan ruang lingkup sertifikasi, mengidentifikasi persyaratan, memperjelas struktur organisasi, mengidentifikasi proses bisnis, dan menetapkan tujuan sertifikasi. Untuk perusahaan dengan proses yang unik atau rumit, sangat penting untuk mengidentifikasi nuansa ini di awal, sehingga lebih banyak waktu dapat dialokasikan untuk mereka selama penilaian.  Beberapa perencanaan difokuskan pada area di mana klien merasa mereka membutuhkan bantuan.

Ada korelasi langsung antara kolaborasi pra-audit dan efektivitas keseluruhan audit, dan ini adalah salah satu langkah yang dapat membedakan satu perusahaan sertifikasi dari yang lain. Setelah perencanaan pra-audit selesai dan rencananya ditetapkan, auditor secara tradisional melakukan kunjungan di tempat untuk melihat dari dekat proses bisnis dan alur kerja. Auditor biasanya dipandu di sekitar fasilitas tempat mereka akan mewawancarai karyawan, mengawasi operasi dan meninjau catatan terkait proses sehingga mereka dapat membandingkan praktik aktual dengan proses yang direncanakan dan dengan persyaratan standar.

 

Penyimpangan yang diamati dari proses yang direncanakan atau persyaratan kontrak dianggap sebagai ketidaksesuaian. Masalah-masalah ini didokumentasikan dalam Laporan Ketidaksesuaian mengutip bukti yang diamati untuk mendukungnya. Organisasi yang mencari sertifikasi harus mengatasi masalah tersebut, termasuk tindakan korektif untuk mencegah terulangnya masalah tersebut.  Contoh umum termasuk: menggunakan bahan kadaluwarsa dalam suatu produk; gagal mengkalibrasi instrumen; menyimpang dari persyaratan kontrak klien; gagal memeriksa pekerjaan; gagal memperbarui catatan; atau gagal mencatat data penting.

Inti dari audit sertifikasi adalah untuk memastikan secara independen bahwa sistem bisnis organisasi memenuhi harapannya sendiri, serta persyaratan minimum yang diharapkan oleh dunia, dan juga untuk mengidentifikasi area peningkatan yang potensial.  Penilaian sertifikasi tidak dirancang untuk memberi tahu perusahaan bagaimana mereka harus beroperasi atau meningkatkan, melainkan untuk memverifikasi operasi bisnis terhadap persyaratan internal, pelanggan dan standar, dan juga untuk mengidentifikasi anomali atau area yang dapat ditingkatkan. Pada akhirnya, manajemen dan personel perusahaan memiliki keahlian untuk mengubah operasi guna memperbaiki masalah mereka sendiri.

Peran Auditor & Lembaga Sertifikasi Badan sertifikasi sendiri harus diakreditasi oleh ANSI National Accreditation Board (ANAB) atau badan lain yang diakui IAF agar “diakui secara internasional dan dapat dialihkan”. Namun, hanya karena lembaga sertifikasi terakreditasi ANAB tidak berarti mereka semua setara. Kompetensi audit sangat penting, dan dapat bervariasi dari satu lembaga sertifikasi ke lembaga sertifikasi lainnya. Auditor harus diperiksa dengan cermat untuk memastikan bahwa mereka memiliki pengalaman teknis, memiliki kredensial yang menunjukkan pengetahuan dalam teknik penilaian dan memiliki karakteristik pribadi yang membuat pengalaman penilaian mendukung, tepat dan profesional.

Auditor memberikan nilai yang lebih baik kepada perusahaan ketika mereka melakukan penilaian dengan cara yang mendukung klien mereka. Jika ada sesuatu yang menarik perhatian mereka (yang bisa menjadi tanda bahaya), ada banyak cara untuk menyelidikinya, membahasnya, dan mengajukan pertanyaan klarifikasi yang membantu klien memahami dan bertanggung jawab. Penilaian yang kontroversial seringkali tidak efektif, karena jalur komunikasi dan kepercayaan rusak, yang membuatnya lebih sulit untuk melakukan perubahan.  Temuan yang sah harus dengan tenang diangkat dengan bukti yang sesuai. Organisasi dan auditor harus memiliki tujuan yang sama, yaitu menunjukkan kesesuaian dan meningkatkan keberhasilan bisnis.

QFS Indonesia merupakan salah satu Badan Sertifikasi ISO, Akan membantu Bisnis dan Organisasi Anda dalam menerapkan dan tersertifikasi ISO dengan proses mudah

Mau Proses Sertifikat ISO dengan Proses Mudah, Valid Absah Plus bisa dapat Dokumen Pendukung ISO serta Pelatihan ISO ?
Untuk lebih lanjut, silahkan hubungi kami.