Audit Internal di EMS: Lima Langkah Utama Sama seperti proses audit internal yang disyaratkan oleh ISO 9001 dan standar manajemen lainnya, banyak orang tidak memahami nilai dari proses audit internal dalam ISO 14001. Dalam Lima langkah utama dalam Audit Internal ISO 9001, saya menjelaskan lima langkah utama yang diperlukan untuk merencanakan , melakukan, dan menindaklanjuti audit internal untuk proses dalam sistem manajemen mutu (SMM). Proses audit internal ini bekerja sama dengan baik ketika diterapkan pada sistem manajemen lingkungan ISO 14001 (EMS), tetapi fokusnya sedikit berbeda. Di sini adalah bagaimana proses berlaku dengan cara yang berbeda untuk audit internal sistem manajemen lingkungan.
1) Jadwal Audit
Seperti halnya proses audit internal yang baik untuk sistem manajemen apa pun, hal pertama yang penting adalah memiliki jadwal keseluruhan ketika Anda berencana untuk mengaudit setiap proses yang akan diaudit untuk penyesuaian sistem. Siklus untuk ini sering satu tahun, tetapi dapat menjadi apa pun yang Anda suka, dan frekuensi audit pada setiap proses yang diberikan terkait dengan kriteria seperti pentingnya proses dan kesesuaian audit masa lalu. Jika Anda memiliki proses yang memiliki aspek lingkungan penting yang terkait dengannya, Anda mungkin ingin melihat proses ini lebih sering daripada yang hanya berdampak kecil terhadap lingkungan. Jadwal audit harus tersedia bagi karyawan dan manajer, karena Anda tidak ingin memiliki audit mendadak.
2) Perencanaan Audit Proses
Setelah mengonfirmasi audit dengan pemilik proses, auditor dapat mulai membuat persiapan untuk audit itu sendiri. Tinjauan proses sangat penting untuk ini – khususnya, memahami aspek lingkungan yang terkait dengan proses. Ini adalah perbedaan utama antara audit internal untuk SMM dan audit internal untuk EMS. Sementara audit QMS akan melihat suatu proses dan seberapa baik kinerjanya terhadap rencana untuk produk atau layanan perusahaan, audit EMS akan melihat seberapa baik proses yang dilakukan terhadap rencana untuk aspek lingkungan yang terkait dengan proses . Rencana audit yang baik akan memastikan Anda mencari semua data yang tepat untuk mendukung rencana proses ini.
3) Melakukan Audit
Mungkin hal pertama yang harus diingat tentang melakukan audit adalah bahwa Anda tidak menggunakan audit internal untuk menilai kepatuhan hukum dari proses tersebut. Meskipun audit kepatuhan adalah ide yang bagus, dan terkadang merupakan persyaratan hukum, ini bukan tujuan dari program audit internal. Proses ini diidentifikasi di tempat lain di bagian 4.5.2 dari standar ISO 14001. Audit internal melihat proses terhadap rencana lingkungan yang digariskan perusahaan untuk proses tersebut. Apakah aspek lingkungan dimonitor saat berlaku? Apakah setiap kontrol operasional lingkungan yang diperlukan sudah terpasang dan dipelihara? Apakah ketidaksesuaian, tindakan korektif, dan tindakan pencegahan terhadap proses yang ditangani? Singkatnya, Anda mengevaluasi apakah proses tersebut memenuhi kondisi yang direncanakan sehubungan dengan bagaimana ia dapat berinteraksi dengan lingkungan.
4) Pelaporan Audit
Seperti semua audit, audit proses EMS hampir tidak bernilai jika tidak dilaporkan dengan benar. Jika karyawan yang terlibat dalam proses tersebut berjalan dengan baik, mereka perlu mengetahui hal ini. Sebaliknya, jika ada masalah, karyawan perlu memahami apa ini sehingga mereka dapat ditangani dan diperbaiki. Peluang untuk meningkatkan yang diidentifikasi dalam audit perlu disajikan kepada karyawan proses untuk mempertimbangkan nilainya dalam membuat proses mereka lebih baik. Ini adalah cara utama bahwa perusahaan dapat memperoleh nilai dari proses audit internal, dan jika mereka tidak dilaporkan dengan baik, Anda dapat kehilangan nilai ini.
5) Tindak Lanjut atas Isu dan Perbaikan Audit
Sama seperti dengan tindakan korektif dan pencegahan, tindak lanjut adalah salah satu bagian yang paling baik dilakukan dari proses audit internal. Jika tidak ada loop tertutup untuk menindaklanjuti tindakan dan peluang yang disajikan oleh audit, maka nilai identifikasi mereka di tempat pertama hilang. Memastikan bahwa masalah yang sebelumnya diidentifikasi benar-benar diperbaiki dapat mencegah pelaporan yang sia-sia dari masalah yang sama berulang kali. Gunakan tindak lanjut untuk membuat audit internal Anda lebih baik.Apakah Anda perlu memiliki audit terpisah untuk EMS? Tentu saja tidak! Tidak ada alasan bahwa Anda tidak dapat menggunakan satu proses untuk audit internal jika perusahaan Anda ingin mematuhi lebih dari satu sistem manajemen. Dengan menggunakan proses umum untuk hal-hal seperti audit internal dan tindakan korektif dan pencegahan, Anda dapat menghemat waktu dan uang saat mempertahankan mis. baik QMS dan EMS. Yang penting adalah memastikan bahwa Anda memenuhi kebutuhan semua sistem ketika Anda melakukan audit internal Anda. Jika Anda dapat memenuhi semua kebutuhan dalam satu kunjungan audit, maka ini akan bermanfaat bagi Anda, dan untuk dompet perusahaan Anda.
Kami QFS Indonesia, Badan Sertifikasi ISO merupakan Penyedia Penerbitan Sertifikasi ISO Akreditasi IAS di Indonesia | Audit Internal di EMS