Prinsip Manajemen Mutu ISO

Prinsip manajemen mutu ISO 9001:2000 disusun berlandaskan pada delapan prinsip manajemen kualitas. Prinsip- prinsip ini dapat digunakan oleh manajemen senior sebagai suatu kerangka kerja (frame work) yang membimbing organisasi pada peningkatan kinerja.

1. Fokus Pada Pelanggan

Organisasi bergantung pada pelanggan mereka, karena itu manajemen organisasi harus memahami kebutuhan pelanggan sekarang dan yang akan datang. Organisasi harus memenuhi kebutuhan pelanggan dan giat berusaha melebihi ekspektasi pelanggan.  Perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mutu yang diharuskan memiliki strategi khusus untuk terus – menerus memantau kepuasan pelanggan. Beberapa hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini adalah:

• Meneliti dan memahami kebutuhan dan harapan pelanggan
• Memastikan bahwa tujuan organisasi selaras dengan kebutuhan dan harapan pelanggan.
• Mengkomunikasikan pentingnya memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan di seluruh tingkatan organisasi.
• Mengukur kepuasan pelanggan (survey kepuasan pelanggan) dan menindaklanjuti hasilnya.
• Memastikan pendekatan yang seimbang antara kepuasan pelanggan dan kepuasan pihak berkepentingan lainnya (seperti pemilik, karyawan, pemasok, pemodal, masyarakat lokal dan masyarakat secara keseluruhan).

2. Kepemimpinan

Pemimpin organisasi harus menetapkan kesatuan tujuan dan arah dari organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar orang- orang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam pencapaian tujuan- tujuan organisasi. Penerapan prinsip kepemimpinan ini nantinya akan mengarah pada:

• Pertimbangan semua kebutuhan pihak terkait sebagai suatu kesatuan.
• Menciptakan visi yang jelas untuk masa depan organisasi.
• Menciptakan target, tujuan, atau sasaran yang menantang.
• Menciptakan sumber daya dan pelatihan.
• Menjadi contoh dalam hal kejujuran, moral, dan penciptaan budaya.

3. Keterlibatan Orang Dalam Membangun Misi Perusahaan

Orang atau karyawan pada semua tingkatan merupakan faktor yang sangat penting dari suatu organisasi dan keterlibatan mereka secara penuh akan memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk manfaat organisasi. Organisasi – organisasimengembangkan pernyataan misi untuk membaginya dengan manajer, karyawan, dan pelanggan. Misi yang baik akan memberikan kepada karyawan rasa kebersamaan dalam tujuan, arah, dan peluang perusahaan.

4. Pendekatan Proses

Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara efisien, apabila aktivitas dan sumber- sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Suatu proses dapat didefinisikan sebagai integrasi sekuensial dari orang, material, metode, mesin dan peralatan, dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output bagi pelanggan. Beberapa hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini adalah:

• Mendefinisikan dan menetapkan semua kegiatan yang diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan.
• Menetapkan tanggung jawab yang jelas dan akuntabilitas untuk mengelola kegiatan kunci (utama) organisasi.
• Menganalisis dan mengukur dari kemampuan kegiatan kunci.
• Mengidentifikasi interaksi proses antara suatu bagian dengan bagian yang lain di dalam organisasi.
• Berfokus pada faktor-faktor seperti sumber daya, metode, dan bahan-bahan yang akan meningkatkan kegiatan kunci dari organisasi.
• Mengevaluasi risiko, konsekuensi dan dampak dari kegiatan pada pelanggan, pemasok dan pihak berkepentingan lainnya.

5. Pendekatan Sistem Terhadap Manajemen

Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan, dari proses- proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem, akan memberikan kontribusi pada efektifitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan- tujuannya. Beberapa hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini:

• Penataan sistem untuk mencapai tujuan organisasi dengan cara yang paling efektif dan efisien.
• Memahami keterkaitan antara proses-proses dalam suatu sistem.
• Menyelaraskan dan mengintegrasikan proses-proses yang ada.
• Memberikan pemahaman yang lebih baik tentang peran dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan bersama dan dengan demikian mengurangi hambatan lintas-fungsional.
• Memahami kemampuan organisasi dan menetapkan kendala sumber daya sebelum mengambil tindakan.
• Terus meningkatkan sistem melalui pengukuran dan evaluasi.

6. Peningkatan Berkesinambungan

Peningkatan terus- menerus dari kinerja organisasi secara keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dari organisasi. Peningkatan terus- menerus didefinisikan sebagai suatu proses sebagai suatu proses  yang berfokus pada upaya terus- menerus meningkatkan efektifitas dan atau efisiensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari organisasi itu. Peningkatan terus- menerus mambutuhkan langkah- langkah konsolodasi progresif, menanggapi perkembangan kebutuhan dan ekspektasi pelanggan, dan akan menjamin suatu evolusi dinamik dari sistem manajemen mutu.

7. Pendekatan Faktual Dalam Pembuatan Keputusan

Keputusan yang efektif adalah keputusan yang berdasarkan pada analisis data dan informasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah- masalah kualitas dapat terselesaikan secara efektif dan efisien.

• Memastikan bahwa data dan informasi yang ada cukup akurat dan dapat diandalkan.
• Membuat data yang dapat diakses oleh mereka yang membutuhkannya.
• Menganalisis data dan informasi menggunakan metode yang valid.
• Membuat keputusan dan mengambil tindakan berdasarkan pada analisis faktual, seimbang dengan pengalaman dan intuisi.

8. Hubungan Dengan Pemasok Yang Saling Menguntungkan

Suatu organisasi dan pemasok adalah saling tergantung, dan suatu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah. Mutu produk atau jasa yang diberikan oleh pihak ketiga (vendor, rekanan, supplier) sangat mempengaruhi mutu akhir produk (barang maupun jasa) suatu organisasi. Oleh karena itu, memantau kinerja pemasok merupakan hal yang sangat ditekankan dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini adalah:

• Membangun hubungan yang menyeimbangkan keuntungan jangka pendek dengan pertimbangan jangka panjang.
• Melakukan seleksi dan evaluasi terhadap semua pemasok produk (barang / jasa) yang mempengaruhi hasil akhir produk (barang/jasa) organisai.

SUMBER : dianprase.blogspot.com