Tips Menghadapi Auditor ISO 9001

tips tips menghadapi ISO 9001

Tips  – Tips Menghadapi Auditor ISO 9001

Mungkin bagi beberapa orang saat pertama kali menghadapi auditor eksternal (customer ataupun badan sertifikasi ISO) merupakan suatu beban tersendiri (gugup, takut salah menjawab, belum siap, kurang percaya diri, dll). Selama beban tersebut tidak berlebihan maka sikap tersebut adalah wajar saja. Menghadapi auditor eksternal janganlah menjadi beban, sebab mereka pun juga seperti kita, seorang pekerja yang sedang menjalankan tugasnya sebagai auditor dan kita sebagai auditee.

Berikut Ini Tips-Tips Dari Kami:

  1. Pastikan semua prosedur kita lengkap dan harus singkron sesuai prosedur (SOP dan form-form), agar jangan sampai pas di audit prosedur tidak lengkap, atau lengkap tapi tidak sesuai dengan prosedur, atau yang lebih parah prosedurnya malah tidak ada (karena ini bisa jadi temuan major)
  2. Pastikan semua form dikerjakan dengan benar, tanggal dan tanda tangan harus lengkap. Pokoknya perhatikan semua form, jangan sampai ada cek list yang terlewat, yang harusnya di isi ya harus di isi.
  3. Pastikan kita sudah harus tahu (syukur-syukur kalau di hafal) tentang kebijakan mutu perusahaan dan sasaran mutu departemen kita (karena ini adalah pertanyaan wajib dan biasanya pertama kali di tanyakan auditor).
  4. Pastikan document dan instruksi kerja sudah kita mengerti, agar kita bisa mudah menjawab pertanyaan auditor. kalau ada prosedur/ instruksi kerja yang sudah tidak sesuai dengan aktual, segera minta perubahan dokumen untuk update dokumen tersebut.
  5. Jawablah pertanyaan auditor dengan singkat dan jangan berbelit-belit (jawab hanya pada apa yang di tanyakan), jangan membuat pernyataan baru, karena itu bisa menimbulkan pertanyaan baru lagi. Dan Jika auditor meminta document, berikan hanya dokumen yang diminta oleh auditor, jangan memberi document lain.
  6. Cobalah untuk memberikan kesan yang meyakinkan dan percaya diri yang tinggi.
  7. Tetap bersikap sopan dan santun kepada auditor, meskipun auditornya masih muda dan umurnya jauh di bawah kita.

Itulah beberapa tips dan trik dari saya dalam menghadapi auditor. Karena itu jangan pernah takut di audit! Temuan atau finding pasti ada, namun kalau bisa dapat di minimalisir dan di tekan sekecil mungkin, asal jangan sampai temuan itu bersifat major. Anggaplah temuan dari auditor itu untuk kebaikan management kita dan sebagai bahan perbaikan untuk ke depannya. Seharusnya, kalau persiapan kita sudah matang dan document lengkap, pasti tidak akan ada masalah kok.

SO..DON’T FEAR THE AUDIT”

 

Kami QFS Indonesia, Badan Sertifikasi ISO merupakan Penyedia Penerbitan Sertifikasi ISO Akreditasi IAS di Indonesia. Untuk Informasi lebih lanjut, silhakna hubungi kami